Una empresa no debe esperar una crisis para iniciar un programa que le permita lograr la máxima eficiencia en los gastos. El control de gastos debe ser una tarea permanente por parte del empresario.
No podemos decir que exista un método aplicable para cualquier empresa a la hora de buscar una gestión de reducción de gastos, pero sí es posible crear una serie de herramientas comparativas para encaminarnos al éxito en esta importante tarea.
Herramientas:
1. Análisis de Tendencia
Revisar todo tipo de gastos comparando con períodos anteriores y poniendo atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución.
2. Justificación
Hacer el ejercicio de presupuesto base cero con los gastos y solicitar a cada área que “justifique” cada gasto a realizar y a su vez solicitar que explique o detalle sobre los gastos ya ocurridos. Siempre nos debemos hacer estas tres preguntas: ¿Es necesario este gasto? ¿Se puede reducir? ¿Es posible posponerlo?
3. Presupuesto
Es importante establecer el presupuesto de gastos y monitorearlo mes a mes evaluando sus desviaciones. El hecho de contar con un presupuesto no nos obliga a gastar y nos lleva a controlar ordenadamente todo.
4. Seguimiento
Para controlar los gastos es importante que realicemos un seguimiento. Éste consiste en monitorear los rubros claves en forma trimestral, analizar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes.
5. Concienciar
Reducir o recortar gastos es difícil por lo que es necesario concientizar al resto del personal.
6. Premiar
Siempre vamos a motivar a los empleados a que expongan iniciativas de ahorro y reducción de gastos, de tal forma que aquellos que aporten ideas que lleven a reducir gastos serán premiados.
