El pensamiento ajustado

Antes de introducir la filosofía del Pensamiento Ajustado (Lean Thinking) es muy importante definir el término “muda”. “Muda” es la palabra japonesa para referirse a desperdicio. Concretamente, “muda” significa cualquier actividad humana que absorbe recursos pero que no crea valor.

Afortunadamente hay un antídoto muy poderoso para “muda” y es: el Pensamiento Ajustado. El pensamiento ajustado es una forma de definir el valor, de organizar las acciones de creación de valor en la mejor secuencia, de dirigir estas actividades sin interrupción siempre que alguien las necesite y de llevarlas a cabo de forma cada vez más efectiva.

En resumen, esta filosofía se define como “ajustada” porque ofrece un método para hacer cada vez más con cada vez menos –menos esfuerzo humano, menos equipo, menos tiempo y menos espacio- a la vez que se consigue estar cada más cerca de ofrecer a los clientes lo que ellos realmente quieren.

Analizar todas las actividades de un proceso (dentro y fuera de la empresa) e identificar y eliminar todo desperdicio, definido esto último como aquellas actividades que no añaden ningún valor.

Taiichi Ohno y Shigeo Shingo, creadores del sistema de producción de Toyota, fueron los primeros en poner en práctica los métodos de eliminación del despilfarro, demostrando que alta calidad no va ligado necesariamente con alto coste. El enorme éxito de la firma Toyota y de muchas otras compañías que adoptaron los métodos de Toyota da testimonio de sus principios. De hecho, el sistema de producción de Toyota fue el precursor del pensamiento ajustado.

DÓNDE APLICAR EL PENSAMIENTO AJUSTADO

El pensamiento ajustado no es un listado que recoge las mejores prácticas entre las que los fabricantes pueden buscar y escoger. Se trata de una filosofía, una forma de conceptualizar el proceso de fabricación desde la materia prima hasta el producto final, desde el concepto del diseño hasta la satisfacción de los clientes. Esta forma de pensamiento diferente a las demás puede aplicarse a todo tipo de empresas (grandes empresas, PYME, administraciones, etc.) Igualmente, su aplicación puede darse en la fabricación y los servicios, en los talleres y oficinas, y dentro de las empresas y en el funcionamiento entre ellas.

CÓMO ES APLICADO EL PENSAMIENTO AJUSTADO

El Pensamiento Ajustado se aplica mediante un proceso en cinco pasos que se describe a continuación.

Paso 1: Definir el Valor

Un proceso sin desperdicios es aquel que funciona correctamente. Conseguir eliminar los desperdicios de un proceso requiere tiempo y esfuerzo, así que es importante trabajar en procesos que creen valor. Los clientes de una empresa tienen el último voto a la hora de juzgar si la empresa ha creado valor o no. Por tanto, una categoría de “muda” (desperdicio) es contar con un proceso para un producto o servicio que el cliente no quiere.

Los 7 desperdicios típicos son: exceso de producción, tiempos de espera largos, transportes innecesarios, procesos inadecuados, inventarios excesivos, calidad incorrecta (rechazos) y movimientos inadecuados.

Paso 2: Identificar la Corriente de Valor

En la Corriente de Valor se incluyen tres categorías de actividades:

Pasos que indudablemente crean valor.

Pasos que no crean valor pero que son necesarios.

Pasos que no crean valor y que pueden eliminarse inmediatamente.

Paso 3: Análisis y optimización del Flujo productivo

Para documentar el proceso, el equipo de pensamiento ajustado recorrerá físicamente todo el camino (proceso), observando la distancia que debe atravesar el producto a lo largo de todo el proceso. Algunas operaciones muy pequeñas pueden tener una distancia de 100 millas, ¡y eso estimándose que el recorrido del proceso de producción de aviones es de decenas de miles de millas!. Una vez identificado el “muda” concreto en un proceso y la manera de eliminarlo, el propósito de este paso será animar a las organizaciones para centrarse en un flujo rápido del producto, sin las obstrucciones de las paredes y de la distancia física que existe entre los distintos departamentos funcionales.

Es aquí donde las empresas ajustadas introducen lo que se conoce como las “5 eses”, una metodología utilizada para reducir la improductividad oculta. El nombre de las “5 eses” procede de la primera letra de las siguientes palabras japonesas: Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

Seiri – separar las cosas necesarias de las innecesarias y descartar las innecesarias.

Seiton – ordenar cuidadosamente e identificar las cosas necesarias para que sean fáciles de usar.

Seiso – limpiar continua y adecuadamente y mantener el orden.

Seiketsu – mantener constantemente las 3 eses anteriores: Seri, Seiton y Seiso.

Shitsuke – convertir en un hábito para los trabajadores el cumplimiento constante de las reglas comentadas.

Paso 4: Producir en función de la demanda

En una empresa ajustada el inventario se considera que es un desperdicio. Por tanto, producir algo que no se vende también es un desperdicio, en tanto en cuanto se produce algo que no se vende y que en el inventario consta como bienes acabados. Es pues importante que sea la demanda de los clientes la que tire del producto a través del sistema. Esto supone sin duda un gran contraste con el método tradicional de fabricación, en el que el sistema anima a producir todo lo posible, empujando así los productos a través del sistema. Una vez que se han llevado a cabo los tres primeros pasos, éste adquiere una gran importancia.

Paso 5: Perseguir la perfección

Los primeros éxitos que se consiguen cuando se han introducido los cuatro primeros pasos descubren nuevas oportunidades de mejora reduciendo el esfuerzo, tiempo, espacio, coste y errores, a la vez que se ofrecen productos y servicios que cada vez son un mayor reflejo de lo que los clientes realmente quieren. Este paso sirve para recordarnos que la mejora continua es posible y que consiste en el estado deseado del cambio en cualquier entorno. Soñar con la perfección es divertido y útil, ya que nos demuestra que es posible y nos ayuda a conseguir más de lo que podríamos conseguir de otra forma.

El funcionamiento ajustado no es una moda que se pueda adoptar durante un breve período y luego olvidarla, sino un compromiso a largo plazo para eliminar el desperdicio ya comentado y que se basa en las propias personas afectadas, dependiendo de ellas el éxito o fracaso del proyecto de mejora.

Resiliencia… la capacidad para sobrevivir

Cualquier individuo está capacitado para ser resiliente, todos contamos con la cualidad para sobrevivir y salir adelante en medio de la adversidad; solo hay que poder ver los contextos más difíciles con realismo y ser capaces de salir a flote sin que situaciones dolorosas nos ahoguen.

Cada persona es única y cada cual considera que los obstáculos que le presenta la vida son particulares y  diferentes… pero ¿cuán resilientes somos?

La resiliencia se describe como la capacidad que tiene una persona para seguir proyectándose en el futuro a pesar de acontecimientos desestabilizadores, de condiciones de vida difíciles y de traumas, a veces graves, como la pérdida de un ser querido, la quiebra de una empresa, la ruptura con una pareja, entre otras.

No es una cuestión ni de educación, ni de experiencia, ni de entrenamiento, ni de conocimiento, ni de intuición lo que explica la resiliencia.

Hay investigaciones que evidencian que los sobrevivientes a la adversidad, tienen una comprensión de la realidad lapidaria y los pies muy puestos sobre la tierra, más allá de ilusiones justificadoras, de lo poco que le guste esa realidad y de lo fea que ésta sea.

Para afrontar las desafiantes situaciones que se nos presentan, se requiere más que optimismo; es indispensable una seria comprensión de la actual realidad.

Junto con la aptitud para ver las situaciones con realismo, se encuentra la particular habilidad para construir y darle sentido a los momentos no tan buenos que uno vive. ¿Quién no ha vivido en carne propia o ha visto alguna vez personas que ante situaciones dolorosas o poco gratas lo primero que hacen es llevarse las manos a la cabeza diciendo, ¿cómo puede estar pasándome esto a mí?. Seguramente algún que otro lector ya sonrió, sintiéndose identificado.

Las personas con resiliencia, identifican y elaboran construcciones subjetivas significativas del sufrimiento, a partir de las cuales crean sentido de vida para ellos y para los demás; en vez de preguntarse"¿por qué yo, por qué me está pasando esto a mí?" , se preguntan "¿por qué no?" . Al hacerse esta pregunta, comienzan a plantearse objetivos pequeños y específicos de todos los días, que les alumbran el camino con la misma certeza de que el sol estará allí mañana otra vez, a pesar de la adversidad.

Cualquier individuo está capacitado para  ser  resiliente, todos contamos con la cualidad para sobrevivir y salir adelante en medio de la adversidad; lo importante y lo verdaderamente difícil es ponerlo en práctica… Transformemos nuestra conducta y lograremos cambios.

La resiliencia se sitúa en una corriente de psicología positiva y dinámica de fomento de la salud mental. Uno de los mejores ejemplos que podemos citar, son aquellas personas que aun habiendo vivido grandes tragedias, como el accidente del tren en Once o el terrorismo en las embajadas, han conseguido darle un espacio a la misma y seguir desenvolviéndose y viviendo, incluso, en un nivel superior, como si lo vivido hubiera desarrollado en ellos recursos latentes e insospechados.

En el mundo empresarial, muchos individuos han sabido como reiniciar su empresa después de grandes problemas financieros que ha sufrido el país y crear un nuevo leit motiv de vida simplemente por ser RESILIENTES.

Los errores de los perdedores

Un grupo de ejecutivos se reunieron en Dallas convocados por la revista Fast Company, para debatir sobre qué no se debe hacer durante una caída de una economía. Aquí  un par de ideas para tener más que en cuenta siempre:

En primer lugar, muchas empresas no comprenden sus propios modelos de negocios, ni confían en sus clientes. Por ende, en relación refleja, recortan sus planes de marketing y violan la regla que Sam Walton solía mencionar: “cuando te sientas confundido, visita tu local. El cliente tiene todas las respuestas y tiene el dinero.”

El segundo gran error es cortar investigación y desarrollo. Como no se ve que se produzca un beneficio inmediato se recorta!

El tercer acto reflejo sería reducir empleados. Se investigó que más del 50% de las empresas que redujo personal, se encuentran en una posición mucho peor cuando volvieron de los tiempos difíciles. Las reducciones masivas e indiscriminadas de personal no sirven.

Con mi experiencia, yo creo que una empresa, y así lo transitamos nosotros cuando vivimos épocas de crisis, NO DEBE OLVIDAR A SUS CLIENTES cuando la economía se deteriora, porque van a ser ellos los que determinen si sobreviviremos o no cuando finalice el ciclo. Si podemos mantenerlos satisfechos e incluso más felices, cuando termine tendremos éxito.

Estas serían las 12 recomendaciones a tener en cuenta como guía de salvataje:

1 Confíe en sus clientes y hable con ellos
2 No recorte la cultura de su empresa
3 Pregúntese todos los días como le gustaría estar cuando concluya el ciclo malo.
4 Maneje su compañía en los buenos tiempos como la maneja en los malos tiempos, de ese modo siempre está preparado.
5 Siempre crea en su negocio.
6 Haga lo que sea necesario para mantenerse rentable. Las cifras negativas casi siempre se convierten en una excusa para todo.
7 Hable permanentemente con sus clientes, proveedores y accionistas. Siempre hay que mantenerlos a todos en nuestro círculo.
8 Recorte en lo que no es central. Invierta fuerte en lo que sí lo es.
9 Entienda en qué negocio está.
10 Utilice internet para achicar costos.
11 Exhiba liderazgo ante sus clientes.

12  Simplifique algo todas las semanas, eso ayuda siempre a reducir costos. 

El efecto mariposa, Cuando una pequeña decisión construye un negocio fabuloso

En todo negocio exitoso, existe alguna decisión clave que desencadena un proceso de crecimiento explosivo, una decisión que marca toda la diferencia entre el éxito y el fracaso... La idea de este “efecto mariposa” significa que acciones minúsculas pueden provocar efectos considerablemente grandes.

Por Florencia Radicic

¿Qué es el efecto mariposa? Hacia 1960, el meteorólogo Edward Lorenz se dedicaba a estudiar el comportamiento de la atmósfera, tratando de encontrar un modelo matemático, un conjunto de ecuaciones, que permitiera predecir a partir de variables sencillas, mediante simulaciones de ordenador, el comportamiento de grandes masas de aire, en definitiva, que permitiera hacer predicciones climatológicas. Lorenz realizó distintas aproximaciones hasta que consiguió ajustar el modelo a la influencia de tres variables que expresan como cambian a lo largo del tiempo la velocidad y la temperatura del aire. El modelo se concretó en tres ecuaciones matemáticas, bastante simples, conocidas, hoy en día, como modelo de Lorenz. Pero, Lorenz recibió una gran sorpresa cuando observó que pequeñas diferencias en los datos de partida (algo aparentemente tan simple como utilizar 3 ó 6 decimales) llevaban a grandes diferencias en las predicciones del modelo. De tal forma que cualquier pequeña perturbación, o error, en las condiciones iniciales del sistema puede tener una gran influencia sobre el resultado final. De tal forma que se hacía muy difícil hacer predicciones climatológicas a largo plazo.

Los datos empíricos que proporcionan las estaciones meteorológicas tienen errores inevitables, aunque sólo sea porque hay un número limitado de observatorios incapaces de cubrir todos los puntos de nuestro planeta. Esto hace que las predicciones se vayan desviando con respecto al comportamiento real del sistema. Lorenz intentó explicar esta idea mediante un ejemplo hipotético: sugirió que imaginásemos a un meteorólogo que hubiera conseguido hacer una predicción muy exacta del comportamiento de la atmósfera, mediante cálculos muy precisos y a partir de datos muy exactos. Podría encontrarse una predicción totalmente errónea por no haber tenido en cuenta el aleteo de una mariposa en el otro lado del planeta.

Ese simple aleteo podría introducir perturbaciones en el sistema que llevaran a la predicción de una tormenta. De aquí surgió el nombre de efecto mariposa que, desde entonces, ha dado lugar a muchas variantes y recreaciones. Esta idea queridos lectores, es la que quiero manifestar hoy aplicada al mundo empresarial.

Todos hemos escuchado alguna vez, lo importante que es la correcta toma de decisiones en las empresas. En las organizaciones y en su entorno son muchas las mariposas que aletean sin que los gerentes se preocupen por el impacto que tienen estas fuerzas capaces de generar una consecuencia/impacto severo en la organización en el mediano y largo plazo.

Nuestra experiencia como consultores, nos ha demostrado que el “efecto mariposa” se cumple día a día en las empresas. Tomar mal una decisión, por muy insignificante que parezca, puede llevar a una situación catastrófica o hasta a veces el fracaso, la empresa que gobernamos. Estas decisiones pueden ser muy diversas como la importancia de contratar empleados que parezcan “buenos”, dar más crédito a nuestro “amigo-cliente” que nos ha comprado durante toda la vida y que tantas veces hemos compartido algún que otro asado o dejar de vender un producto que fue el boom en su momento y que ahora no lo parece tanto y una larga lista de decisiones que mal tomadas pueden llevarnos a la ruina. Por lo tanto, queridos lectores, lo que les quiero significar con esto, es que la clave no está en la ventaja que puedan tener los recursos en sí mismos, sino en la forma como las empresas administran esos recursos, el conocimiento, el estilo gerencial, la comunicación, la información, la visión, los valores; en definitiva en su cultura corporativa.

La Gerencia debe simplemente decidir, mover sus alas, bajo una información veraz y actualizada, que le deben de proporcionar sus subordinados. La información que manejamos debe de ser real, rápida, clara y útil, la cual debe permitir que los profesionales reduzcan al máximo el error en la toma de decisiones.

Por esta razón, los invito a que analicen cada uno de los departamentos de sus empresas, que investiguen que información nos pueden proporcionar cada uno de éstos, para elegir las alternativas que nos lleven a la toma de decisiones acertadas desechando aquellas que no lo son. Teniendo en cuenta este análisis podemos evaluar mes a mes la situación de la empresa, analizar donde estamos parados, hacia donde queremos ir y cuales son las causas que nos están desviando de nuestros objetivos empresariales.

De esta manera, aunque no lo crean, tenemos medio éxito conseguido.

Recordemos… "Que nuestro vuelo no sea nuestra caída."

La esencia de una estrategia de precios: Descubrir qué valor tiene para un cliente un producto o servicio.

Nada es más útil que el agua, pero muy poco es lo que se consigue por ella. Por el contrario un diamante tiene un escaso valor de uso, pero un muy alto precio de venta. Desde que Adam Smith planeo semejante paradoja en "Las riquezas de las naciones" innumerables teorías apuntaron a descubrir las leyes que dominaban la dinámica del precio, o en criollo: el valor del intercambio.

Por su parte, los "hombres de negocios", para calcular el precio de un bien hicieron la siguiente formula practica: costo + beneficio, convirtiéndose así, en el método más utilizado, sobre todo porque tiene un aura de "prudencia Financiera".

Otra forma de calcular los precios es creando LOS PRECIOS RENTABLES. La estrategia para determinarlo va a depender de dos factores:

Factor 1:

"El desarrollo de una estructura de precios basada en el valor para el cliente, los costos y la posición competitiva"

Factor 2:

"La comunicación eficaz de ese valor, por el otro"

Siempre el primer paso va a ser entender el ambiente en el que se desarrolla el negocio: los clientes, los costos y la competencia, casi todos los empresarios que e conocido ponen el foco ahí, pero se formulan la pregunta equivocada, al pensar en sus clientes, la mayoría dice: ¿Cuanto quiere pagar? en vez de preguntarse: Cual es el valor de nuestro producto/servicio para nuestro cliente?

Por adoptar una perspectiva errónea las empresas suelen fijar precios bajos, estiman que desde el lado del cliente cuanto menos deban pagar, mejor.

Otras fijan precios en función del precio de la competencia, con el objetivo de ganar participación de mercado a costa de los demás, cuando la estrategia debería ser ampliar las ganancias.