Antes de introducir la filosofía del
Pensamiento Ajustado (Lean Thinking) es muy importante definir el
término “muda”. “Muda” es la palabra japonesa para referirse a desperdicio.
Concretamente, “muda” significa cualquier actividad humana que absorbe recursos
pero que no crea valor.
Afortunadamente hay un antídoto muy
poderoso para “muda” y es: el Pensamiento Ajustado. El pensamiento ajustado es una forma de definir el valor, de
organizar las acciones de creación de valor en la mejor secuencia, de dirigir
estas actividades sin interrupción siempre que alguien las necesite y de
llevarlas a cabo de forma cada vez más efectiva.
En resumen, esta filosofía se define como
“ajustada” porque ofrece un método para hacer cada vez más con cada vez menos
–menos esfuerzo humano, menos equipo, menos tiempo y menos espacio- a la vez
que se consigue estar cada más cerca de ofrecer a los clientes lo que ellos
realmente quieren.
Analizar todas las actividades de un
proceso (dentro y fuera de la empresa) e identificar y eliminar todo
desperdicio, definido esto último como aquellas actividades que no añaden
ningún valor.
Taiichi Ohno y Shigeo Shingo, creadores
del sistema de producción de Toyota, fueron los primeros en poner en práctica
los métodos de eliminación del despilfarro, demostrando que alta calidad no va
ligado necesariamente con alto coste. El enorme éxito de la firma Toyota y de
muchas otras compañías que adoptaron los métodos de Toyota da testimonio de sus principios. De hecho, el sistema de
producción de Toyota fue el precursor del pensamiento ajustado.
DÓNDE APLICAR EL PENSAMIENTO AJUSTADO
El pensamiento ajustado no es un listado que recoge las
mejores prácticas entre las que los fabricantes pueden buscar y escoger. Se
trata de una filosofía, una forma de conceptualizar el proceso de fabricación
desde la materia prima hasta el producto final, desde el concepto del diseño
hasta la satisfacción de los clientes. Esta forma de pensamiento diferente a
las demás puede aplicarse a todo tipo de empresas (grandes
empresas, PYME, administraciones, etc.) Igualmente, su aplicación puede darse
en la fabricación y los servicios, en los talleres y oficinas, y dentro de las
empresas y en el funcionamiento entre ellas.
CÓMO ES APLICADO EL PENSAMIENTO AJUSTADO
El Pensamiento Ajustado se aplica mediante
un proceso en cinco pasos que se describe a continuación.
Paso 1: Definir el Valor
Un proceso sin desperdicios es aquel que
funciona correctamente. Conseguir eliminar los desperdicios de un proceso
requiere tiempo y esfuerzo, así que es importante trabajar en procesos que
creen valor. Los clientes de una empresa tienen el último voto a la hora de
juzgar si la empresa ha creado valor o no. Por tanto, una categoría de “muda”
(desperdicio) es contar con un proceso para un producto o servicio que el
cliente no quiere.
Los 7 desperdicios típicos son: exceso de
producción, tiempos de espera largos, transportes innecesarios, procesos
inadecuados, inventarios excesivos, calidad incorrecta (rechazos) y movimientos
inadecuados.
Paso 2: Identificar la Corriente de Valor
En la Corriente de Valor se incluyen tres categorías de actividades:
Pasos que indudablemente crean valor.
Pasos que no crean valor pero que son necesarios.
Pasos que no crean valor y que pueden eliminarse
inmediatamente.
Paso
3: Análisis y optimización del Flujo productivo
Para documentar el proceso, el equipo de pensamiento ajustado recorrerá
físicamente todo el camino (proceso), observando la distancia que debe
atravesar el producto a lo largo de todo el proceso. Algunas operaciones muy
pequeñas pueden tener una distancia de 100 millas, ¡y eso estimándose que el
recorrido del proceso de producción de aviones es de decenas de miles de
millas!. Una vez identificado el “muda” concreto en un proceso y la manera de
eliminarlo, el propósito de este paso será animar a las organizaciones para
centrarse en un flujo rápido del producto, sin las obstrucciones de las paredes
y de la distancia física que existe entre los distintos departamentos
funcionales.
Es aquí donde las empresas ajustadas introducen lo que se conoce como
las “5 eses”, una metodología utilizada para reducir la improductividad
oculta. El nombre de las “5 eses” procede de la primera letra de las
siguientes palabras japonesas: Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke
Seiri
– separar las cosas necesarias de las
innecesarias y descartar las innecesarias.
Seiton
– ordenar cuidadosamente e
identificar las cosas necesarias para que sean fáciles de usar.
Seiso
– limpiar continua y adecuadamente y
mantener el orden.
Seiketsu
– mantener constantemente las 3 eses
anteriores: Seri, Seiton y Seiso.
Shitsuke
– convertir en un hábito para los
trabajadores el cumplimiento constante de las reglas comentadas.
Paso 4: Producir en función de la demanda
En una empresa ajustada el inventario se considera que
es un desperdicio. Por tanto, producir algo que no se vende también es un
desperdicio, en tanto en cuanto se produce algo que no se vende y que en el
inventario consta como bienes acabados. Es pues importante que sea la demanda
de los clientes la que tire del producto a través del sistema. Esto supone sin
duda un gran contraste con el método tradicional de fabricación, en el que el
sistema anima a producir todo lo posible, empujando así los productos a través
del sistema. Una vez que se han llevado a cabo los tres primeros pasos, éste
adquiere una gran importancia.
Paso 5:
Perseguir la perfección
Los primeros éxitos que se consiguen cuando se han introducido los
cuatro primeros pasos descubren nuevas oportunidades de mejora reduciendo el
esfuerzo, tiempo, espacio, coste y errores, a la vez que se ofrecen productos y
servicios que cada vez son un mayor reflejo de lo que los clientes realmente
quieren. Este paso sirve para recordarnos que la mejora continua es posible y
que consiste en el estado deseado del cambio en cualquier entorno. Soñar con la
perfección es divertido y útil, ya que nos demuestra que es posible y nos ayuda
a conseguir más de lo que podríamos conseguir de otra forma.
El funcionamiento ajustado no
es una moda que se pueda adoptar durante un breve período y luego olvidarla,
sino un compromiso a largo plazo para eliminar el desperdicio ya comentado y
que se basa en las propias personas afectadas, dependiendo de ellas el éxito o
fracaso del proyecto de mejora.
