“las decisiones más
urgentes rara vez son las más importantes”, ya lo decía un ex presidente norteamericano.
Para una buena gestión del tiempo es necesario poner orden y claridad a la hora
de administrar las tareas, y esto puede ser tan fácil como seguir los
siguientes pasos.
Primer
paso:
Evaluar
lo que normalmente hace. Si no está anotando sus metas para administrar su
tiempo, entonces este es el error número uno. Escribir sus planes le
proporciona un objetivo y un propósito claro de alcanzar. Si no las escribe, es
fácil perder el camino de las tareas que necesita cumplir, y esto puede
atrasarlo considerablemente. El acto de escribir sus metas y poner el lápiz en
el papel también ayuda, y le da una sensación de mayor responsabilidad, más que
si fuera sólo una idea.
Segundo
paso:
Llevar
una agenda detallada y clara, cronológicamente, su progreso le dará evidencias
tangibles de lo que debería resolver y de lo que no, tercerizándolo.
Tercer
paso:
No
se apresure; tratar de hacer lo máximo posible durante un período limitado de
tiempo no da resultados, de hecho, produce el efecto contrario. Por lo tanto,
no trate de apurarse en sus tareas durante todo el día.
Cuarto
paso:
Elimine
de su día las tareas innecesarias. Es increíble el tiempo que se gasta en
procesos innecesarios. Si quiere lograr una mejor administración del tiempo,
necesitará eliminar cualquier paso que no sea necesario para completar su
tarea. Estos pasos extras, a menudo, añaden más tiempo y dificultan su
habilidad para ser eficaz y eficiente. Entonces, si existe cualquier paso que
no determine su potencial para lograr una mejor administración del tiempo, debe
desaparecer.
Quinto
paso:
Evite
cualquier tentación de trabajar más de lo debido. Puede considerar que esto le
da puntos a favor, pero el hecho es que cuando trabaja por mucho tiempo o muy
duro, todo lo que termina haciendo es sobre esforzarse y hacerse más
improductivo. El tomar un pequeño descanso o un día libre de vez en cuando, lo
llevará a mejores resultados en el largo plazo. Necesita recargar las baterías
para permanecer en la cima de su juego y no hay nada como volver a una
desafiante situación o problema con un par de ojos descansados.
La matriz de Warren Buffett
Queda más que claro que
las dos variables siempre deben ir por cuadrantes separados. Igualmente esta
matriz la complementaría con la siguiente matriz:
Separe todas las tareas
que realiza durante un día de trabajo en estas tres columnas:
Intrascendente
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Importante
|
Urgente
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De lo intrascendente debe resolver solo
un 1%, cuando tenga ganas, esta tarea
se realiza por placer. El resto tercerícelo.
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De lo importante debe resolver el 100%
planificadamente.
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Si
lo urgente hubiese sido importante ya lo tendría que haber resuelto en el
cuadro contiguo, si lo urgente es urgente e importante resuélvalo ya, en
cambio si lo urgente es intrascendente seguramente lo debe resolver el
empleado al cual se lo tercerizó.
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